Procesos vs Procedimientos
El lenguaje utilizado en la serie ISO 9000 se alejó significativamente del término procedimiento hacia el término proceso, en la versión 2000, pero retuvo los requisitos para los procedimientos documentados. Sin embargo, en la versión 2015 ha eliminado toda referencia a los procedimientos. La pregunta pertinente es, ¿es este cambio algo más que una simple semántica o está sucediendo algo fundamental?
Identificar y gestionar procesos críticos del negocio es un factor vital en la gestión efectiva de organizaciones exitosas. Esto parece ser una declaración bastante obvia, pero es importante porque en los nuevos modelos de excelencia empresarial hay un fuerte énfasis en la gestión por procesos. Dentro del contexto de los estándares de gestión de calidad, y más específicamente IS0 9000, “procedimiento” es una palabra clave que ha adquirido un significado particular a lo largo de los años.
El término proceso, por otro lado, puede parecer nuevo en ISO 9001: 2000, pero el concepto de una organización como una red de procesos se abordó ya en ISO 9000: 1994, por lo que no es nuevo.
Lo nuevo es el concepto de que los resultados que logra una organización son el producto de la interacción entre sus procesos y no del desarrollo de sus procedimientos.
Procedimientos
En su forma más simple, un procedimiento es una forma según la cual se trabaja para realizar una tarea o actividad. Generalmente es la descripción de una secuencia de pasos que incluyen la preparación, la realización y la finalización de una tarea. Un procedimiento es normalmente determinado por la necesidad de detallar la forma específica de realizar las actividades por cuestiones legales, cumplimiento normativo o políticas de la compañía.
En los procedimientos se puede considerar un subgrupo llamado Instrucciones de trabajo que son documentos que describen de manera clara y precisa la forma correcta de realizar ciertas tareas que pueden causar inconvenientes o daños si no se realizan de la manera establecida.
Procesos
Los procesos son concatenaciones de tareas o actividades interrelacionadas que producen resultados al convertir, transformar o simplemente usar entradas para crear salidas. Una entrada puede ser material, información, personas o un conjunto de condiciones que pasan a través de una secuencia de etapas (actividades o tareas) durante las cuales se usan, transforman o cambian su estado para emerger como una salida con diferentes características.
Es cierto que un proceso puede ilustrarse como una secuencia de pasos tal como se ilustra un procedimiento, pero esa es la única similitud entre ellos.
La siguiente tabla ilustra la diferencia entre procedimientos y procesos:
Como conclusión, para tentar resumir y establecer una correlación entre estos conceptos, podemos quedarnos con la idea de que un modelo de Proceso de Negocio (BPMN) puede estar respaldado, si es necesario, por procedimientos escritos de cumplimiento normativo, de reglamentaciones obligatorias o de políticas de la empresa. Por su vez, estos procedimientos pueden contar con el apoyo de instrucciones de trabajo para documentar los pasos obligatorios a seguir en aquellas actividades que lo requieran.