«Cost Mining» – Reducir costes con el Process Mining
En todos los procesos operativos de una empresa existen costes «ocultos» cuyo origen real es muy difícil de detectar con precisión. Son el origen exacto de las ineficiencias en general, más propiamente la pérdida de tiempo y dinero en duplicidades innecesarias, repeticiones de trabajo, retrasos por cuellos de botella, etc. Esto no se debe a que los gerentes no sepan cómo funcionan los procesos de las operaciones de la empresa, ni a que no detecten lo que funciona mal.
La verdadera dificultad para todas las organizaciones en general no es no conocer las desviaciones relacionadas con los indicadores de desempeño predefinidos, ni siquiera no saber qué provocan estas desviaciones. Todo esto se puede descubrir con una buena interpretación de los datos tratados por Business Intelligence.
Lo que realmente resulta difícil para cualquier gestor es encontrar las causas inequívocas de las desviaciones del rendimiento óptimo y determinar en qué punto específico del proceso operativo se deben aplicar las correcciones certeras, capaces de anular rápidamente los efectos perniciosos de esas causas.
Existen muchas metodologías válidas para realizar investigaciones y correcciones en los procesos de una empresa, pero pocas se alejan mucho del clásico «ensayo-error», que sigue siendo un método científico. Sin embargo, la implementación de estas metodologías suele ser costosa y tiene un largo tiempo de maduración. Es necesario invertir muchos recursos para comenzar a producir los primeros resultados visibles.
Aunque se trata de proyectos virtuosos que promueven el espíritu de mejora continua en las organizaciones, la pregunta es ¿cuántas empresas pueden permitirse desarrollar proyectos largos para mejorar sus procesos, poniendo a a disposición una gran parte del tiempo de sus recursos humanos para llegar a buen término?
De forma diferente, el Process Mining, al nutrirse de datos registrados a lo largo del tiempo en los diversos sistemas de información de la empresa, que permiten una trazabilidad del flujo real de procesos, requiere solo una pequeña parte de esta disponibilidad de tiempo y mucho menos recursos humanos. Por otro lado, elimina la subjetividad de la elaboración de modelos de procesos mediante muestreos y el establecimiento de consensos entre las perspectivas de las personas involucradas en cada proceso, lo que generalmente solo se logra después de numerosas reuniones, muchas horas de observación e investigación empírica.
La minería de procesos es una disciplina que requiere una estrecha colaboración entre la «ciencia de datos» y la «ciencia de procesos» para descubrir cómo se comportan realmente los flujos de trabajo entre las diversas actividades o tareas que componen un proceso. Sin ambigüedades, libre de la subjetividad de las percepciones, permite identificar claramente las causas de ineficiencias como el desperdicio, los cuellos de botella y otras desviaciones de los niveles de rendimiento deseados, a partir de los datos que se pueden obtener en los diversos sistemas de información de la empresa, de una forma mucho más ágil y con menos esfuerzo.
Los análisis se pueden realizar desde varios puntos de vista con la ayuda de un software de minería de procesos. Podemos pasar de centrarnos en cada caso o transacción, rastreando las «huellas» de cada paso que se da desde el principio hasta el final del proceso, a los análisis centrados en las variaciones que se verifican en los procedimientos de los usuarios, lo que también han demostrado ser extremadamente efectivo en el monitoreo del cumplimiento y la vigilancia preventiva de la ciberseguridad.
Al revelar inequívocamente las causas de las ineficiencias, a través del procesamiento de datos que genera modelos gráficos dinámicos que son fáciles de entender, analizar y exponer (a todos los grupos de interés), podemos decir que el Process Mining es un verdadero «Cost Mining» (minería de costes) que permite que las mejoras implementadas en los procesos sean más certeras y quirúrgicas, logrando que su retorno sea más rápidamente visible en el negocio, en términos de productividad, competitividad y rentabilidad.