El impulso del Process Mining en la Gestión por Procesos
Para poder atribuir el valor que el avance de las técnicas de Process Mining (minería de procesos) han supuesto realmente para la Gestión por Procesos en las organizaciones, es necesario hacer unas consideraciones previas que nos ayudarán a entender esta gran plusvalía.
No es difícil comprender que, hasta hoy, muchos gestores hayan optado por no comprometerse demasiado con la gestión por procesos porque, si bien reconocen sus beneficios, también conocían los importantes costos (humanos y económico-financieros) que la implementación de estos sistemas podría implicar. Teniendo en cuenta la exigencia de recursos que la fase inicial de aplicación de estos sistemas podría suponer, no parece extraño que causara una cierta resistencia, en muchos casos.
La necesidad de recurrir a consultores que debían comenzar con un análisis empírico exhaustivo de los procedimientos y protocolos existentes, seguido de la verificación de la interpretación y aplicación real de los mismos por los profesionales que los ejecutan, así como de la percepción que estos ejecutantes tienen de la forma en que las diferentes actividades se relacionan en la estructuración de los procesos, podría ser una tarea épica y consumir recursos importantes.
Sin embargo, no es un secreto para nadie que la informatización de las organizaciones en las ultimas décadas ha evolucionado hacia la implementación de sistemas de gestión integrados, que registran las operaciones en forma de registro de eventos (logs).
Estos registros de ingentes cantidades de datos están muchas veces infrautilizados, sirviendo los propósitos del análisis o de Business Intelligence, pero muy raramente son utilizados para lo que podríamos llamar Process Intelligence.
La evolución: Process Mining (minería de procesos)
La minería de procesos es un conjunto de técnicas avanzadas que ha demostrado excelentes resultados para complementar la Gestión por Procesos de Negocio. (El concepto fue creado en 1999 por Wil van der Aalst (Universidad de Eindhoven) https://link.springer.com/book/10.1007/978-3-642-19345-3
Actualmente, aplicando el Process Mining, ya no existe la necesidad de consumir una ingente cantidad de recursos en la verificación empírica inicial y en muchos análisis subjetivos.
Con la ayuda de varios patrones y sobre la base de datos históricos, se lleva a cabo un análisis, a partir del cual se genera automáticamente un mapa de proceso fácil de entender y altamente visual para todas las investigaciones posteriores. Aporta también la ventaja significativa de poder analizar cada proceso de forma independiente.
Siendo una técnica aplicada a través de herramientas informáticas, el Process Mining utiliza la acumulación de registros de las operaciones (log’s) para realizar una representación gráfica automática de los flujos de los procesos, exactamente como se realizan. También proporciona la información necesaria para permitirnos inferir cómo funciona el proceso en la práctica, detectando todo tipo de excepciones reales al funcionamiento ideal planificado (ej. Embudos, duplicación de tareas, etc.).
Es evidente que la experiencia de los profesionales involucrados sigue siendo importante y válida para complementar estos “descubrimientos” de los procesos, con los análisis pertinentes y necesarios, así como es importante contar con la participación de consultores expertos en BPM (Business Process Management) y en BPMN (Business Process Management Notation).
Sin embargo, es posible trabajar desde el inicio con datos que reflejan la realidad de los eventos y de los procesos, revelando como realmente están funcionando y evitando una importante parte de los costes de implementación de un sistema de gestión de procesos.
En resumen, se utiliza la tecnología para comprender los procesos, a partir de los datos.