¿Por qué un Sistema de Gestión por Procesos de Negocio?
Para comprender por qué la Gestión por Procesos de Negocio es importante para cualquier negocio, primero debemos comprender de qué se trata. Puede no ser tan simple como parece, porque este concepto puede significar diferentes cosas para diferentes personas. Cada participante puede tener una perspectiva y una definición diferente de Gestión por Procesos que depende de su rol en la empresa:
Para algunos, la Gestión por Procesos está exclusivamente relacionada con la tecnología, como una evolución del desarrollo de aplicaciones y un medio para lograr la automatización de los procesos.
Otros, la enfocan a la optimización: aplicación de metodologías como Six Sigma, Lean, TQM, etc.
Para muchos, la Gestión por Procesos es una forma de comunicar cómo quieren que se realice el trabajo, así como una forma de facilitar el cambio.
Y para otros, se trata de un método para hacer más visible la forma según la cual funcionan realmente las cosas.
Y así podríamos continuar con la lista…
La integración necesaria
Obviamente, ninguna de las anteriores definiciones está completamente equivocada, pero están impulsadas por una perspectiva estrecha de un rol o función en particular. Cada una de ellas es solo un elemento parcial que puede contribuir a un completo Sistema de Gestión por Procesos de Negocio.
Si lleváramos a cabo los aspectos anteriores de forma aislada, las empresas que los aplicaran de esa forma correrían el riesgo de crear obstáculos a la comprensión de lo que es un verdadero Sistema de Gestión por Procesos y de no lograr todos los beneficios potenciales que tal sistema permite.
Es muy frecuente que se establezca una relación directa con la automatización de procesos, que bien podría ser una parte de la Gestión por Procesos, pero no es la Gestión por Procesos en sí misma.
Si reflexionamos un poco, fácilmente concluiremos que en cualquier empresa existe un elevado número de procesos que pueden ser gestionados, optimizados y monitorizados, sin tener que ser automatizados. Por otro lado, si un proceso no es eficiente, no es por el hecho de automatizarlo con éxito que podemos garantizar que dicho proceso elimina sus ineficiencias.
Por lo tanto, la Gestión por Procesos, además de incluir los aspectos enumerados anteriormente, también debe incorporar un objetivo más integral y orientado a los resultados empresariales. Debe ser entendida como una disciplina, una metodología integral que se orienta a mejorar esos resultados.
En suma, debe ser un sistema de trabajo que permita comprender QUÉ se hace, POR QUÉ, DÓNDE y CUÁNDO se hace, QUIÉN lo hace, COMO se hace y CON QUÉ recursos. Todo esto mientras se vigila el rendimiento del sistema de negocio, proceso a proceso, identificando ineficiencias y la mejor forma de mitigarlas.