“Cost Mining” – Reduzir custos com o Process Mining
Em todos os processos operativos de uma empresa existem custos “ocultos” cuja origem real é muito difícil de detectar com exatidão. São as origens exatas das ineficiências em geral, mais propriamente dos desperdícios de tempo e dinheiro em duplicações desnecessárias, repetições do trabalho, atrasos por “bottlenecks” ou gargalos, etc. Isto não acontece porque os gestores não saibam como funcionam os processos das operações da empresa, nem porque não detectem o que funciona mal.
A verdadeira dificuldade, para todas as organizações em geral, não está em conhecer os desvios relativos aos indicadores de performance pré-definidos, nem sequer em saber o que provocam esses desvios. Tudo isso pode ser descoberto com uma boa interpretação dos dados tratados pelo Business Intelligence.
O que realmente se revela difícil, para qualquer gestor, é encontrar as causas inequívocas dos desvios da performance ideal e determinar em que ponto concreto do processo operativo se devem aplicar as correções certeiras, capazes de anular rapidamente os efeitos perniciosos dessas causas.
Existem muitas metodologias válidas para fazer investigações e correções nos processos de uma empresa, mas poucas se afastam muito do clássico “ensaio-erro”, o que não deixa de ser um método científico. No entanto, a implementação dessas metodologias é normalmente onerosa e tem um tempo de maturação longo. É necessário investir muitos recursos para que se comecem a produzir os primeiros resultados visíveis.
Embora sejam projetos virtuosos que promovem o espírito de melhoria contínua nas organizações, a pergunta está em quantas empresas se podem dar ao luxo de desenvolver longos projetos de melhoria dos seus processos, disponibilizando uma grande parte do tempo dos seus recursos humanos para que estes cheguem a bom termo?
Diferentemente, o Process Mining, ao nutrir-se com os dados registados ao longo do tempo nos diversos sistemas de informação da empresa, que permitem uma rastreabilidade do fluxo real dos processos, requer só uma pequena parte dessa disponibilidade de tempo e de muito menos recursos humanos. Por outro lado, elimina a subjetividade da elaboração de modelos de processos por amostragem e estabelecimento de consenso entre as perspectivas das pessoas envolvidas em cada processo, que geralmente só é conseguido após numerosas reuniões, muitas horas de observação e pesquisa empírica.
A Mineração de Processos, é uma disciplina que requer uma colaboração estreita entre a “ciência de dados” e a “ciência de processos” com o objetivo de descobrir como se comportam realmente os fluxos de trabalho entre as diversas atividades ou tarefas que compõem um processo. Sem ambiguidades, livre da subjetividade das percepções, permite identificar claramente as causas das ineficiências como desperdícios, gargalos e outros desvios dos níveis de performance pretendidos, a partir dos dados que se podem obter nos diversos sistemas de informação da empresa, de forma muito mais ágil e com menos esforço.
As análises podem ser realizadas desde diversos pontos de vista com a ajuda de um software de process mining. Podemos ir desde o enfoque em cada caso ou transação, rastreando as “pegadas” de cada passo que é dado do princípio ao final do processo, até às análises enfocadas às variações nos procedimentos dos utilizadores, o que se tem também revelado extremamente eficaz na monitorização de compliance e na vigilância preventiva de cibersegurança.
Ao revelar inequivocamente as causas das ineficiências, através do processamento dos dados que gera modelos gráficos dinâmicos de fácil compreensão, análise e exposição (a todos os stakeholders), podemos dizer que o Process Mining constitui um verdadeiro “Cost Mining” (mineração de custos) possibilitando que as melhorias implementadas nos processos sejam mais certeiras e cirúrgicas, conseguindo que o seu retorno seja mais rapidamente visível no negócio, em termos de produtividade, competitividade e rentabilidade.