O impulso do Process Mining na Gestão por Processos

Para atribuir o valor que o avanço das técnicas de Process Mining (Process Mining) significou realmente para a Gestão de Processos nas organizações, é necessário fazer algumas considerações preliminares que nos ajudarão a compreender este grande valor agregado.

Não é difícil compreender que, até hoje, muitos gestores optaram por não se comprometer muito com a gestão de processos porque, embora reconheçam os seus benefícios, também conheciam os importantes custos (humanos e económico-financeiros) que a implantação desses sistemas poderia eventualmente implicar. Tendo em consideração a exigência de recursos que a fase inicial de implementação desses sistemas poderia supor, não parece estranho que tenha causado certa resistência, em muitos casos.

A necessidade de recorrer a consultores que deviam partir de uma análise empírica exaustiva dos procedimentos e dos protocolos existentes, seguida da verificação da interpretação e aplicação real dos mesmos pelos profissionais que os executam, bem como da percepção que esses executantes têm da forma como as diferentes atividades se relacionam na estruturação dos processos, podia ser uma tarefa épica e consumir recursos significativos.

Porém, não é segredo para ninguém que a informatização das organizações nas últimas décadas evoluiu para a implantação de sistemas integrados de gestão, que registam as operações em forma de registos de eventos (logs).

Esses registos de grandes quantidades de dados são frequentemente subutilizados, servindo a propósitos de análise ou Business Intelligence, mas raramente são usados ​​para o que poderíamos chamar Process Intelligence.

A evolução: Process Mining (mineração de procesos)

O Process Mining é um conjunto de técnicas avançadas que tem apresentado excelentes resultados para complementar a gestão de processos de negócio. (O conceito foi criado em 1999 por Wil van der Aalst (Universidade de Eindhoven) https://link.springer.com/book/10.1007/978-3-642-19345-3

Atualmente, aplicando Process Mining, já não existe a necessidade de consumir uma grande quantidade de recursos na verificação empírica inicial e em muitas análises subjetivas.

Com a ajuda de vários padrões e com base em dados históricos, é realizada uma análise, a partir da qual é gerado automaticamente um mapa de processo fácil de entender e altamente visual para facilitar todas as investigações subsequentes. Também oferece a vantagem significativa de poder analisar cada processo de forma independente.

Por ser uma técnica aplicada por meio de ferramentas informáticas, o Process Mining utiliza os registros de operações (logs), acumulados ao longo do tempo, para criar uma representação gráfica automática dos fluxos do processo, exatamente como acontecem. Também fornece as informações necessárias para permitir inferir como o processo funciona na prática, detectando todos os tipos de exceções reais à planificação ideal das operações (por exemplo, congestionamentos, duplicação de tarefas, etc.).

É evidente que a experiência dos profissionais envolvidos ainda é importante e válida para complementar essas “descobertas” dos processos, com as análises pertinentes e necessárias, bem como é importante contar com a participação de consultores especializados em BPM (Business Process Management) e em BPMN (Business Process Management Notation).

Porém, é possível trabalhar desde o início com dados que refletem a realidade dos eventos e dos processos, revelando como funcionam realmente e poupando uma parte significativa dos custos de implantação de um sistema de gestão de processos.

Em suma, utilizamos a tecnología para ajudar-nos a entender os processos a partir dos dados.