Porquê um Sistema de Gestão por Processos de Negócio?

Para compreender porque a Gestão por Processos é importante para qualquer negócio, devemos primeiro entender do que se trata.
Pode não ser tão simples como parece, porque esse conceito pode significar coisas diferentes para pessoas diferentes. Cada participante pode ter uma perspectiva e uma definição diferente de Gestão de Processos, que depende de sua função na empresa:

Para alguns, a Gestão de Processos está relacionada exclusivamente com tecnologia; como uma evolução do desenvolvimento de aplicações e como um meio para alcançar a automatização de processos.

Outros referem-se à otimização: aplicação de metodologias como Six Sigma, Lean, TQM, etc.

Para muitos, a gestão de processos é uma forma de comunicar como desejam que o trabalho seja feito, bem como uma forma de facilitar a mudança.

E para outros, é um método de tornar mais visível a maneira como as coisas realmente funcionam.

E assim poderíamos continuar com a lista …

A integração necessária

Obviamente, nenhuma das definições acima está completamente errada, mas estão condicionadas por uma perspectiva estreita sobre um papel ou função particular. Cada uma deles refere-se apenas a um elemento parcial que pode contribuir para um Sistema de Gestão por Processos de Negócio completo.

Ao aplicar isoladamente os aspectos anteriores, as empresas que os aplicassem desta forma correriam o risco de criar sérios obstáculos à compreensão do que é um verdadeiro Sistema de Gestão por Processos e de não usufruir de todos os benefícios potenciais que tal sistema permite.

É muito comum que se estabeleça uma relação direta com a automatizção de processos, que bem poderia fazer parte da Gestão de Processos, mas não é a Gestão de Processos em si.

Se refletirmos um pouco, facilmente concluiremos que em qualquer empresa existe um grande número de processos que podem ser geridos, otimizados e monitorizados, sem que seja necessário automatizar. Por outro lado, se um processo não é eficiente, não será através da sua automatização que podemos garantir que esse processo elimina as suas ineficiências.

Portanto, a Gestão por Processos, além de incluir os aspectos acima referidos, também deve incorporar um objetivo mais abrangente e orientado para os resultados do negócio. Deve ser entendida como uma disciplina, uma metodologia abrangente que visa melhorar esses resultados.

Em suma, a gestão por processos deve ser um sistema de trabalho que permita entender O QUE se faz, PORQUÊ, ONDE e QUANDO se faz, QUEM faz, COMO se faz e COM QUE recursos. Tudo isso monitorizando o desempenho do sistema de negócio, processo por processo, identificando ineficiências e a melhor forma de mitigá-las.